19/8/2024
Av Sander Haukdal Larsen, General Manager
Fram till 2000-talet genomfördes transaktioner, kapitalökningar och omstruktureringar av aktiebolag med hjälp av fysiska datarum, eller dokumentvalv som de kallades på den tiden. Det var strikt bevakade och slutna rum där säljaren av en viss tillgång kunde tillhandahålla kopior av all relevant företagsinformation till potentiella köpare. På samma sätt som Henry Ford revolutionerade persontransporterna med sin modell T, fanns det på transaktionsmarknaden ett behov av nya lösningar som kunde förenkla och effektivisera befintliga processer. Dessa behov låg till grund för det som vi idag känner som virtuella datarum.
Ett datarum är en skräddarsydd IT-lösning som är utformad för att stödja endue diligence-process. Ett datarum är ett säkert digitalt utrymme där säljaren av en viss tillgång på ett effektivt sätt kan dela relevanta dokument med en eller flera potentiella köpare. Vanligtvis skickar köparen enförfrågningslista till säljaren med en översikt över all dokumentation som de vill göra tillgänglig i datarummet. Det är sedan säljarens uppgift att ladda upp och strukturera informationen i enlighet med den inlämnade förfrågningslistan. Typiskt sett kommer säljaren inledningsvis att begära information om bolaget (historik, protokoll, aktieägarregister och årsredovisning), avtalsförhållanden (leverantörs- och kundavtal etc.), IT och teknik (systemarkitektur, rättigheter, uppfyllande av produktkrav), fastigheter och anläggningstillgångar - för att nämna några exempel.
I föregående avsnitt har vi gått igenom den första användningen av datarum, men digitaliseringen av due diligence-processer innebär att datarum kan vara så mycket mer än bara ett system för säker dokumentdelning. En nyckelfunktion för alla datarum är att underlätta ett smidigare informationsflöde mellan köpare och säljare. Köparen, som har förfrågningsskyldigheten, måste enkelt kunna begära ytterligare dokumentation, ställa frågor om redan uppladdade filer och allmänna frågor. Om det finns flera potentiella köpare i samma datarum är det också viktigt att datarummet erbjuder vattentäta skott mellan de olika intressentgrupperna, så att alla parter kan vara säkra på att deras arbete inte är synligt för oönskade parter. Det är här åtkomsthanteringen kommer in i bilden, så att säljaren kan definiera vem som ska ha tillgång till att se vad, och eventuellt vilka begränsningar som ska göras i datarummet.
På ENVE anser vi att det är dags att tänka om när det gäller användningen av datarum. Vi vet att användare av datarum för närvarande ofta måste förlita sig på tredjepartslösningar, e-post och Excel för att hantera sina due diligence-processer. Vårt mål är att flytta tillbaka arbetsprocesserna till datarummet så att det inte längre är nödvändigt att använda flera olika system för att genomföra due diligence på ett tillfredsställande sätt. Vi erbjuder därför ett holistiskt arbetsverktyg som fokuserar på, och underlättar, samarbete och förenklade arbetsprocesser genom visualisering av framsteg och automatisering av due diligence-rapportering. Detta är några av de funktioner som ENVE levererar för att göra våra kunders arbetsdag smidigare, och du kan läsa mer om den funktionalitet vi erbjuder här.
Samtidigt tror vi inte att det stannar där. Rätt funktionalitet på rätt plats i en bolagsgranskning bidrar till att ytterligare förenkla due diligence-processer och transaktioner. Det är därför vi utvecklar funktioner för automatiserad klausuligenkänning, KPI-aggregering och visualisering samt förbättrad innehållssökning, så att våra användare kan använda den tillgängliga informationen på ett bättre sätt. Detta är några av de funktioner som är under utveckling och som vi tror kommer att vara viktiga för att leverera morgondagens datarum för sömlösa och effektiva transaktioner.
